Shopify mağazanızda günde on sipariş varken faturaları elle kesmek mümkündür. Günde yüz sipariş olduğunda aynı iş, bir kişinin mesaisinin tamamını yiyen bir göreve dönüşür. Üstelik elle kesilen faturada yanlış vergi numarası, eksik adres ve atlanan sipariş kaçınılmazdır.
Bu yazıda Shopify’da e-Fatura ve e-Arşiv belgelerinin nasıl otomatik kesildiğini, akışın hangi kararlar üzerine kurulduğunu ve hangi hataların sonradan pahalıya mal olduğunu anlatıyoruz.
Önemli: Shopify Türkiye’deki e-Fatura sistemine doğrudan belge göndermez. Belgeyi bir özel entegratör ya da muhasebe programı düzenler; Shopify ile o sistem arasına bir entegrasyon kurulur.
Akışı belirleyen üç karar
1. Belgeyi hangi sistem kesecek?
Uygulamada üç yaygın kurulum vardır:
- Muhasebe programı üzerinden: Sipariş önce muhasebeye aktarılır, belge oradan gönderilir. Muhasebe ve fatura tek yerde toplandığı için en sık tercih edilen yoldur.
- Doğrudan özel entegratör üzerinden: Sipariş doğrudan entegratöre iletilir, fatura anında kesilir. Yüksek hacimli mağazalarda hızlıdır ancak muhasebe tarafına ayrıca veri akıtmak gerekir.
- Kendi altyapınız üzerinden: Kendi sisteminiz belgeyi oluşturup entegratöre gönderir. En esnek yoldur; çok kanallı ve özel kurallı işletmeler için uygundur.
2. Mükellef kontrolü nerede yapılacak?
Alıcı e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse e-Arşiv düzenlenir. Bu ayrım vergi numarası üzerinden yapılan bir sorguyla belirlenir ve belge oluşturulmadan önce yapılmalıdır. Kontrolü atlayan kurulumlarda belge yanlış tipte düzenlenir ve iptal-yeniden düzenleme döngüsüne girilir.
3. Fatura hangi anda kesilecek?
| Yaklaşım | Avantajı | Riski |
|---|---|---|
| Sipariş/ödeme anında | Operasyon basit, gecikme yok | Stoktan karşılanamayan siparişlerde iptal işi artar |
| Kargo çıkışında | İptal ve iade sayısı düşer | Kargo süreciyle entegrasyon gerekir |
| Gün sonu toplu | Sistem yükü düşük | Müşteri faturayı geç alır |
Hangisi seçilirse seçilsin, kural tüm satış kanallarında aynı olmalıdır. Aynı işletmede web sitesi siparişi kargoda, pazaryeri siparişi anında faturalanıyorsa mutabakat her ay elle düzeltilir.
Shopify’a özgü iki zorluk
Vergi numarası alanı yok
Shopify’ın standart ödeme adımında vergi kimlik numarası alanı bulunmaz. Kurumsal fatura kesmek istiyorsanız bu bilgiyi ödeme adımına eklenen bir alanla ya da sipariş sonrası bir formla toplamanız gerekir. Topladığınız bilginin doğruluğunu da kontrol etmek gerekir; hatalı bir vergi numarası belgenin reddedilmesine yol açar.
Yurt dışı satışlar
Yurt dışına yapılan satışlar farklı belge ve KDV kuralına tabidir. Entegrasyonun teslim ülkesine göre davranış değiştirebilmesi gerekir. Tek kuralla kurulan akışlar ilk yurt dışı siparişinde durur.
İade ve iptal senaryoları
- Sipariş iptali (fatura kesilmeden): Bir şey yapılmaz; akış siparişi atlar.
- Tam iade (fatura kesildikten sonra): İade faturası ya da ilgili düzeltme belgesi düzenlenir.
- Kısmi iade: Yalnızca iade edilen satırlar işlenir; kargo bedelinin iade edilip edilmeyeceği ayrıca tanımlanır.
- Değişim: Muhasebe açısından çoğunlukla iade ve yeni satış olarak iki ayrı belge anlamına gelir.
Kurulumda sık yapılan hatalar
- Fatura numarasını entegrasyonun üretmesi: Numara ve seri, belgeyi düzenleyen sistemin sorumluluğundadır.
- Eşleme tablosu tutulmaması: Shopify sipariş numarası ile fatura numarasını eşleyen bir kayıt yoksa, sorun çıktığında hangi siparişin faturalandığını bulmak saatler alır.
- Hata yönetiminin unutulması: Reddedilen belgeler bir kuyruğa düşmeli, sorumlusu olmalı ve tekrar denenebilmelidir.
- Test ortamı kullanılmaması: Canlı ortamda kesilen hatalı belgenin iptali her zaman mümkün olmayabilir; akış önce test ortamında doğrulanmalıdır.
Ne zaman özel geliştirme gerekir?
Tek mağaza, standart ürünler ve yurt içi satış yapıyorsanız hazır çözümler yeterlidir. Şu durumlarda özel geliştirme daha doğru olur: birden fazla satış kanalının aynı fatura akışına girmesi, ürün bazında farklı KDV ve muafiyet kuralları, kendi ERP’nizle çalışma zorunluluğu ya da yüksek hacimde hata takibi ihtiyacı.
Genel çerçeve için Shopify entegrasyonu rehberimize, muhasebe tarafı için Shopify – Paraşüt entegrasyonu yazımıza bakabilir; kurulum için e-ticaret entegrasyon hizmetimizi inceleyebilirsiniz.
Sıkça sorulan sorular
Shopify’dan doğrudan e-Fatura kesilebilir mi? Shopify’ın kendisi Türkiye’deki e-Fatura ve e-Arşiv sistemine belge göndermez. Faturayı bir özel entegratör ya da muhasebe programı üzerinden keser, Shopify ile o sistem arasında bir entegrasyon kurarsınız.
e-Fatura mı, e-Arşiv mi kesilecek nasıl belirlenir? Alıcı e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse e-Arşiv düzenlenir. Entegrasyon, faturayı oluşturmadan önce alıcının vergi numarasıyla mükellefiyet sorgusu yapmalı ve belge tipini buna göre seçmelidir.
Fatura ne zaman kesilmeli: sipariş anında mı, kargoya verince mi? İki yaklaşım da kullanılır. Ödemesi alınmış siparişlerde sipariş anında kesmek operasyonu basitleştirir; stoktan karşılanamama ihtimali yüksekse kargo çıkışında kesmek iptal ve iade sayısını azaltır. Seçilen kural tüm kanallarda aynı olmalıdır.
Yurt dışına yapılan satışlarda ne değişir? Yurt dışı satışlar ihracat faturası kapsamına girebilir ve KDV uygulaması farklıdır. Entegrasyonun teslim ülkesine göre farklı belge ve KDV kuralı uygulayabilmesi gerekir; tek kuralla kurulan akışlar burada hata verir.
Fatura numarası ve seri takibi nasıl yapılır? Numara ve seri, faturayı oluşturan sistem tarafından yönetilir; entegrasyon kendi numarasını üretmemelidir. Shopify sipariş numarası ile fatura numarası arasında bir eşleme tablosu tutmak, sonradan yapılacak kontrolleri kolaylaştırır.
Özet
Otomatik e-Fatura akışı üç karara dayanır: belgeyi hangi sistem kesecek, mükellef kontrolü nerede yapılacak ve fatura hangi anda oluşacak. Bu üçü netleştiğinde geri kalanı standart bir entegrasyon işidir. e-Fatura ve e-Arşiv geçiş rehberimizi okuyabilir ya da mağazanız için akışı birlikte kurgulayabiliriz.